Impressum und Datenschutzerklärung

Datenschutzhinweise gemäß EU-Datenschutzgrundverordnung

Das Zuse-Institut Berlin (ZIB) betreibt Internetseiten zur zeit- und ortsunabhängigen Information über seine wissenschaftliche Arbeit und Dienstleistung, zur Öffentlichkeitsarbeit und zur Orientierung für Besucher. Welche personenbezogenen Daten dabei erfasst und am ZIB verarbeitet werden und welche Rechte Ihnen gemäß der europäischen Datenschutzgrundverordnung in Bezug darauf zustehen, zeigt der folgende Überblick.

Zuständigkeiten

Verantwortliche Stelle

Zuse-Institut Berlin (ZIB)
Takustraße 7
D-14195 Berlin

Behördlicher Datenschutzbeauftragter

Olaf Paetsch
dsb(at)zib.de

Datenquellen und Zweck und Rechtsgrundlagen ihrer Verarbeitung

a) Protokollierung des Web-Servers, des KOBV-Portals, des KOBV-Bibliothekenführers sowie weiterer Web-Server unter der Domain „.kobv.de“

Zur Erkennung sicherheitsrelevanter Ereignisse werden bei jedem Zugriff auf unseren Web-Server,  das KOBV-Portal, den KOBV-Bibliothekenführer sowie weiterer Web-Server unter der Domain .kobv.de Zugriffsdaten protokolliert. Diese Web-Server werden von der Abteilung Digital Data and Information for Society, Science and Culture (D²IS²C) und der Zentraleinheit IT und Datenservice betrieben. 

Der bei jedem Seitenabruf anfallende Protokolldatensatz umfasst:

• IP-Adresse des anfordernden Rechners
• Datum und Uhrzeit der Anforderung
• vom anfordernden Rechner gewünschte Zugriffsmethode/Funktion
• vom anfordernden Rechner übermittelte Eingabewerte (z.B. Dateiname)
• Zugriffsstatus des Web-Servers (Datei übertragen, Datei nicht gefunden, Kommando nicht ausgeführt, etc.)
• URL, von der aus die Datei angefordert/die gewünschte Funktion veranlasst wurde
• Browser-Kennung

Rechtsgrundlage und Zweck der Protokollierung

Die protokollierten Daten werden im Rahmen der Interessenabwägung (Art. 6 (1) f) EU-DSGVO zu Zwecken der

• Gewährleistung der IT-Sicherheit und des IT-Betriebs
• Identifikation und Nachverfolgung unzulässiger Zugriffsversuche und Zugriffe auf die Web-Server 

verarbeitet.

Aufbewahrungsdauer

Die protokollierten Daten werden für die Dauer von vier Wochen gespeichert und dann gelöscht, es sei denn, ein erkannter Web-Angriff führt zu einer zivil- oder strafrechtlichen Verfolgung des Angreifers.

Auswertung

Die Auswertung erfolgt durch die IT-Verantwortlichen unter Verwendung von einfachen System­werkzeugen sowie mit Hilfe des von uns betriebenen Tracking-Tools Matomo. Damit analysieren wir anonym die Nutzung unserer Website durch die Besucher. Dabei wird streng nach den Empfehlungen und Vorgaben des Unabhängigen Landeszentrum für Datenschutz Schleswig-Holstein vorgegangen, das für diese Zwecke das Tool empfiehlt. Insbesondere werden nur anonymisierte IP-Adressen gespeichert und die clientseitige Do-Not-Track Erkennung ist aktiv.

Aktive Komponenten

Eingesetzte Cookies dienen nur der client-seitigen Speicherung benutzerbezogener Konfigurationseinstellungen für die Dauer der Sitzung (z.B. bevorzugte Sprache, Schriftgröße). Sie haben das Recht und die Möglichkeit, unsere Cookies abzulehnen. Unser Informationsangebot steht Ihnen auch dann in vollem Umfang zur Verfügung, allerdings ist dann der Funktionsumfang eingeschränkt.

Datenweitergabe

Eine Weitergabe der erhobenen Protokolldaten an Dritte außerhalb des ZIB findet nicht statt, es sei denn in Erfüllung einer Verpflichtung gemäß Art. 6 (1) c) EU-DGSVO.

b) Nutzung von Google Books

Rechtsgrundlage und Zweck

Wir nutzen auf unseren Web-Seiten der Domain „kobv.de“ in den Trefferanzeigen zur Darstellung von Buch-Covern den Google Service „Google Books“. Bitte beachten Sie die Nutzungsbedingungen und Datenschutzrichtlinien von Google https://policies.google.com/terms?hl=de. Wir weisen Sie in diesen Fällen mittels eines Consent-Banners auf die Nutzung des Service „Google Books“ hin und gehen davon aus, dass Sie bei weiterer Nutzung unserer Services auf der Domain „kobv.de“ Ihre Einwilligung gemäß Art 6 (1) a geben.

Datenweitergabe

Durch diese Nutzung können Informationen über Ihre Nutzung unserer Web-Seiten an einen Server von Google in die USA übertragen und dort verarbeitet werden. Wir haben keinen Einfluss auf die Verarbeitung Ihrer Daten bei Google, die auch eine Weitergabe an Dritte beinhalten kann.

Aufbewahrungsdauer

Das ZIB verarbeitet und speichert Ihre an Google übermittelten Daten nicht.

c) Formular zur Anmeldung bei Veranstaltungen

Rechtsgrundlage und Zweck

Bei Anmeldung zu einer Veranstaltung wird ihr Name, ihre E-Mail-Adresse sowie ggf. ihre Zugehörigkeit zu einer Einrichtung gespeichert. Sie werden u.a. genutzt zur Erstellung von Namensschildern, Teilnehmerlisten oder zum E-Mail-Versand von Informationen mit Bezug auf die Veranstaltung.  

Sie können auf diesem Formular zusätzlich einwilligen, dass wir Ihre E-Mail-Adresse auch für weitere Informations- und Kommunikationszwecke (z.B. Newsletter, Hinweise auf weitere Veranstaltungen) nutzen.

Wir gehen davon aus, dass Sie bei einer Anmeldung zu einer Veranstaltung uns Ihre Einwilligung gemäß Art. 6 (1) a) EU-DSGVO für die Verarbeitung des Wunsches zum Zweck der Teilnahme an einer Veranstaltung und ggf. weiterer Informations- und Kommunikationszwecke geben.

Diese Einwilligung kann jederzeit widerrufen werden.

Aufbewahrungsdauer

Wir verarbeiten und speichern Ihre personenbezogenen Daten nur solange es für die Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten im Rahmen der jeweiligen Veranstaltung erforderlich ist.

d) Kontaktformular

Rechtsgrundlage und Zweck

Wenn es sich bei der im Nachrichtenfeld des Kontaktformulars eingegebenen Nachricht um einen offensichtlichen Handels- oder Geschäftsbrief handelt, werden die Nachricht und die Kontaktdaten zur Erfüllung von vertraglichen Pflichten gewertet (Art. 6 (1) b) EU-DSGVO.

In allen anderen Fällen wird die Nachricht gemäß Art. 6 (1) f) EU-DSGVO in Interessenabwägung verarbeitet, um der gewünschten Kommunikation nachzukommen.

Darüber hinaus gehen wir davon aus, dass Sie bei einer unaufgeforderten Kontaktaufnahme mit dem ZIB uns Ihre Einwilligung gemäß Art 6 (1) a) EU-DSGVO für die Verarbeitung der Nachricht zum Zweck des im Inhalt beschriebenen Sachverhalts geben. Diese Einwilligung kann jederzeit widerrufen werden.

Aufbewahrungsdauer

Handelt es sich um einen Handels- oder Geschäftsbrief, muss dieser nach den in §§ 238, 257 Handelsgesetzbuch und § 147 Abgabenordnung geregelten Aufbewahrungsfristen bis zu 10 Jahre aufbewahrt werden.

In allen anderen Fällen werden die Nachricht und die Kontaktdaten nach offensichtlichem Ende der gewünschten Kommunikation gelöscht.

Datenweitergabe

Im Kontaktformular abgefragte persönliche Daten werden nur zur unmittelbaren Beantwortung per E-Mail verwendet. Wenn erforderlich, werden die Daten nur intern  weitergegeben und verarbeitet. Eine Weitergabe an Dritte findet nur dann statt, wenn sich aus der Nachricht eine Weitergabe an solche ergibt. In diesem Fall gehen wir davon aus, dass Sie in die Weitergabe Ihrer persönlichen Daten einwilligen.

e) Anmeldung zum Newsletter

Rechtsgrundlage und Zweck

Bei Anmeldung zum Newsletter wird ihre E-Mail-Adresse für Informations- und Kommunikations­zwecke genutzt. Im Rahmen des Newsletters informieren wir Sie insbesondere über Veranstaltungen die von uns oder unseren Partnern durchgeführt werden.

Wir gehen davon aus, dass Sie bei einer Anmeldung zum Newsletter oder einer Mailingliste uns Ihre Einwilligung gemäß Art 6 (1) a) EU-DSGVO für die Verarbeitung des Wunsches zum Zweck der Information und Kommunikation geben. Diese Einwilligung kann jederzeit widerrufen werden.

Aufbewahrungsdauer

Die Daten Ihrer Anmeldung werden für den Zeitraum des Bezugs des Newsletters gespeichert. Sie werden bei Abmeldung gelöscht.

f) E-Mails an Adressen der Domain zib.de und die Domain kobv.de

Rechtsgrundlage und Zweck

Wenn es sich bei der E-Mail um einen offensichtlichen Handels- oder Geschäftsbrief handelt, werden die Nachricht und die Kontaktdaten zur Erfüllung von vertraglichen Pflichten gewertet (Art. 6 (1) b) EU-DSGVO.

In allen anderen Fällen wird die Nachricht gemäß Art. 6 (1) f) EU-DSGVO in Interessenabwägung verarbeitet um der gewünschten Kommunikation nachzukommen.

Darüber hinaus gehen wir davon aus, dass Sie bei einer unaufgeforderten E-Mail an das ZIB uns Ihre Einwilligung gemäß Art 6 (1) a) EU-DSGVO für die Verarbeitung der E-Mail zum Zweck des im Inhalt beschriebenen Sachverhalts geben. Diese Einwilligung kann jederzeit widerrufen werden.

Aufbewahrungsdauer

Handelt es sich um einen Handels- oder Geschäftsbrief muss dieser nach den in §§ 238, 257 Handelsgesetzbuch und § 147 Abgabenordnung geregelten Aufbewahrungsfristen bis zu 10 Jahre aufbewahrt werden.

Wenn es sich um eine Kommunikation im Rahmen eines Projektes mit dem ZIB handelt, werden diesbezügliche E-Mails nach den Regeln zur Sicherung der guten wissenschaftlichen Praxis als Projektdokumentation mindestens 10 Jahre aufbewahrt.

In allen anderen Fällen werden die Nachricht und die Kontaktdaten nach offensichtlichem Ende der gewünschten Kommunikation gelöscht.

Datenweitergabe

In der E-Mail vorhandene persönliche Daten werden nur zur unmittelbaren Beantwortung per E-Mail verwendet. Eine Weitergabe an findet regelmäßig nicht statt. Sollte eine Weitergabe trotzdem nötig sein, werden Sie davon in Kenntnis gesetzt.

g) Fernleihe

Rechtsgrundlage und Zweck

Auf unseren Webseiten bieten wir Ihnen die Möglichkeit, die Online-Fernleihe zu nutzen. Dazu ist eine Anmeldung unter Angabe personenbezogener Daten notwendig. Die Daten werden dabei in eine Eingabemaske eingegeben und an uns übermittelt und gespeichert. Um Fernleihbestellungen verarbeiten zu können, werden die

• bibliographischen Angaben zum bestellten Medium,

• Angaben zu Ihrer Heimatbibliothek (das ist die Bibliothek bei der Sie sich im Bestellsystem anmelden),

• Ihre Benutzernummer,

gespeichert und verarbeitet.

Das Passwort, das Sie bei der Anmeldung im Bestellsystem der Fernleihe angeben wird nur zur Authentifizierung gegen das lokale Bibliotheksystem Ihrer Heimatbibliothek verwendet und wird nicht dauerhaft gespeichert. Ihre Anmeldung im Bestellsystem ist erforderlich, damit Ihrer Fernleihbestellung auf Ihr Benutzerkonto im Lokalsystem Ihrer Heimatbibliothek gebucht werden kann (die sogenannte Passiv-Buchung).

Rechtsgrundlage ist die Leihverkehrsordnung (LVO) und der Gesamtvertrag zum Kopienversand im innerbibliothekarischen Leihverkehr.

Wir gehen davon aus, dass Sie bei einer Anmeldung zum Newsletter oder einer Mailingliste uns Ihre Einwilligung gemäß Art 6 (1) a) EU-DSGVO für die Verarbeitung des Wunsches zum Zweck der Information und Kommunikation geben. Diese Einwilligung kann jederzeit widerrufen werden.

Aufbewahrungsdauer

Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind. Datensätze zu erledigten Bestellungen werden nach spätestens 2 Jahren gelöscht. Bis dahin werden die Datensätze zur Verrechnung der Fernleihe mit den Bibliotheken und den Fernleihverbünden benötigt.

Datenweitergabe

Eine Weitergabe der Daten an Dritte findet nur im Rahmen der Online-Fernleihe statt (an die gebenden Bibliotheken bzw. Bibliotheksverbünde).

Zur jährlichen Abrechnung der Kopienlieferungen werden die bibliographischen Angaben an die Vergütungsgesellschaft Wort übermittelt. Diese Daten enthalten keine personenbezogenen Daten.

Sicherheit der Datenkommunikation

Für die Datensicherheit bei Übertragung via Internet und E-Mail wird keine Garantie übernommen. Es besteht das Risiko, dass in einer E-Mail und Anhängen enthaltene Informationen, einschließlich vertraulicher Informationen, während der Übertragung abgefangen oder zerstört werden, verloren gehen oder verspätet eintreffen. Obgleich wir uns bemühen, dieses Risiko zu verringern, kann nicht gewährleistet werden, dass die vom ZIB versandten Informationen, E-Mails und deren Anhänge keine schädigenden Elemente enthalten.

Benutzerrechte

Gemäß der EU-DSGVO hat jede betroffene Person, also Sie als Nutzerin bzw. Nutzer unserer Web-Seite

• das Recht auf Auskunft (Art. 15)
• das Recht auf Berichtigung (Art. 16)
• das Recht auf Löschung (Art. 17)
• das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18)
• das Recht auf Datenübertragung (Art. 20)
• ein Widerspruchsrecht (Art. 21)

Ferner besteht ein Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77).

Bitte beachten Sie, dass Widerrufe nur zukünftig gelten. Vor dem Widerruf erfolgte Verarbeitungen sind davon nicht betroffen.

---